تاکید بر نامه نگاری صحیح در کلاس آموزشی اصول پایه اتوماسیون اداری

به گزارش روابط عمومی دانشگاه علوم پزشکی تهران بیمارستان فارابی، کلاس آموزشی اصول پایه اتوماسیون اداری سه شنبه 25 مهر 1402 در این مرکز برگزار شد.

در آغاز این کلاس دکتر کاظم رهنما، مدیر بیمارستان فارابی اهمیت فراگیری اصول صحیح مکاتبات اداری را برای کارکنان یک سازمان ضروری برشمرد و گفت: مکاتبات اداری و ارسال و دریافت نامه بخش مهمی از فعالیت یک سازمان است. معمولا در سازمان ها امضای نامه فقط توسط رئیس، مدیر و یا کسانی که تفویض اختیار شده اند صورت می گیرد. ارزش فراگیری اصول مکاتبات اداری نیز زمانی مشخص می شود که یک نامه با امضای این افراد به اداره یا شخص خارج از سازمان ارسال می شود. در این شرایط رئیس و مدیر با این تفکر که کارشناس مربوطه نامه را به خوبی تنظیم کرده، آن را امضا و ارسال می کند. حال اگر ایرادی در نامه ارسالی وجود داشته باشد باعث ایجاد مشکلاتی خواهد شد. متاسفانه ما مکررا با این گونه نامه ها که یا از نظر ظاهری درست تنظیم نشده اند و یا غلط املایی دارند مواجه می شویم. همکاران باید بدانند این موضوع به هیچ وجه شایسته بیمارستانی مانند فارابی نیست.

وی در ادامه با تاکید بر رعایت اصول نامه نگاری در اتوماسیون اداری افزود: حتما باید به ظاهر یک نامه مانند انتخاب فونت صحیح، فاصله بین خطوط، فاصله جانبی متن، ساختار و زیبایی متن توجه کنیم. قبول دارم که نگارش و انشای نامه کار راحتی نیست اما انتظار داریم اصول اتوماسیون اداری به لحاظ مواردی که ذکر کردم را رعایت کنید. نکته دیگر این است که اگر کارشناس مربوطه یک نامه قوی و درست تنظیم کند در وقت نیز صرفه جویی خواهد شد. شاید بنده در طول روز 100 تا 120 نامه را امضا کنم. تصور کنید اگر اصول صحیح نامه نگاری اداری و اتوماسیون توسط همکاران رعایت نشده باشد، برای اصلاح هر نامه چه مدت زمانی را باید صرف کرد؟ این یعنی تمام وقت یک رئیس یا مدیر صرف بررسی و اصلاح نامه ها خواهد شد. لذا این جلسه فرصت خوبی است تا نکات مهم در زمینه اتوماسیون را فرا بگیرید.

مدیر بیمارستان فارابی توجه به جزئیات در مکاتبات اداری را لازمه ی کار در یک سازمان دانست و اظهار داشت: شاید این نکات خیلی به نظر نیایند اما مطمئن باشید رعایت آن ها جایگاه بیمارستان را ارتقا می دهد. درست نیست کاری کنیم که در حد و اندازه فارابی نباشد. اگر به این نکات و جزئیاتی که گفته می شود توجه کنیم آن گاه همه ما می توانیم به کار کردن در بیمارستان فارابی فخر بفروشیم.

در ادامه این کلاس معصومه عزیزی، راهبر سازمان مجازی بیمارستان فارابی نکاتی را درباره دستورالعمل استانداردسازی مکاتبات اداری در اتوماسیون که با همکاری مدیریت منابع انسانی این بیمارستان تدوین شده بود، مطرح کرد که علاقه مندان می توانند این دستورالعمل را از اینجا دریافت کنند.