مدیریت صحیح مجموعه سازی در حفظ ارزش و اعتبار مجموعه منابع کتابخانه نقش اساسی دارد. سیاست وجین مجموعه همانند سیاست انتخاب می باشد که براساس نظارت ارزیابی و بازنگری دوره ای مجموعه کتابخانه انجام می پذیرد. لذا کتابخانه ها برای حفظ پویایی مجموعه ضمن افزودن منابع روزآمد مورد نیاز لازم است منابعی را که به هر علت در تولیدات علمی جدید جایگاه علمی خود را از دست داده اند از مجموعه خارج نمایند. و کتابخانه بیمارستان چشم پزشکی فارابی هم از این قاعده مستثنی نیست.

 

وجین فرآیندی است که از طریق آن منابع مازاد، فرسوده و یا بدون مخاطب اعم از چاپی و غیر چایی از مجموعه خارج می گردد.

 

از آنجا که مجموعه کتابخانه یک ارگانیسم پویا محسوب می گردد. لذا از طریق وجین اهداف زیر حاصل خواهد شد:

- تسهیل و تسریع در دسترسی به منابع اطلاعاتی مورد نیاز

- جلوگیری از انباشته شدن منابع زاند وبی استفاده ایجاد فضای مناسب جهت جایگزینی منابع اطلاعاتی جدید

- پویایی و زنده نگه داشتن مجموعه کتابخانه

- یکدست سازی عمل وجین منابع و مواد کتب فارسی کتب لاتین نشریه مواد دیداری - شنیداری، لوح فشرده و ...

 

الف - میزان استفاده با بررسی تعداد دفعات استفاده و یا به امانت رفتن یک منبع در یک دوره مشخص می توان دریافت که چه منابعی بسیار کم استفاده و یا بی استفاده بوده و واجد شرایط وجین می باشند.

ب - ویرایش های قدیمی با افزوده شدن ویرایشهای جدید منابع در مجموعه کتابخانه ویرایش های قبلی را که مراجعه کننده ندارد میتوان از مجموعه وجین نمود اما کتابداران می توانند در صورت نیاز و تشخیص یک نسخه از ویرایش قدیمی را در کتابخانه حفظ نمایند.

ج- نسخه های تکراری این مورد شامل منابعی می باشد که بیش از حد لزوم و در زمان خاص بنا به شرایط در مجموعه گردآوری شده و در شرایط فعلی اهمیت خود را از لحاظ استفاده از دست داده اند. 

د- وضح ظاهری متابع فرسوده با وضع و شرایط نامناسب را که ارزش علمی تاریخی ندارند و نگهداری آنها موجب اشقال قضا و صرف هزینه های نگهداری خواهد شد.

و- محتوی قدیمی و کم ارزش منابع علمی دارای نیمه عمر مشخص می باشند و به همین علت به مرور اعتبار محتوایی خود را از دست داده و کم ارزش می شوند.

 

قبل از شروع عملیات وجین ابتدا فرآیند رف خوانی توسط کتابداران کتابخانه های مربوطه انجام میشود و تمامی منابع مجموعه ها از لحاظ منابع مفقودی، امانت و موجودی کنترل و بازبینی میشود . شروع کار وچین منابع در هر کتابخانه بدون انجام رف خوانی و قبل از آن غیر ممکن و ممنوع است . برای انجام این کار کتابخانه ها به تشخیص مسئول کتابخانه می توانند وظایف خدمات امانت خود را در مقطع زمانی مناسب تعطیل کنند تا کار با دقت بیشتری انجام گیرد .کتابداران موظفند هر ۳ سال یک بار در فصل تابستان یا تعطیلات بین دو ترم به منظور ایجاد فضای مناسب جهت منابع جدید و روزآمد نمودن مجموعه خود براساسشاخصهاومعیارهای ذکر شده، مجموعه را بررسی و عمل وجین را همزمان با قفسه خوانی مجموعه انجام دهند.

 نکته: پس از انجام وجین وضعیت منابع وجین شده در نرم افزار کتابخانه ای به یکی از حالات وجین و یامفقود شده تغییر می یابد.

 

مسئول کتابخانه و یا کسانی که مسئولیتی در این مورد دارند باید نامه ای تهیه کرده به پیوست آن نیز لیست منابع وجینی شامل:

شماره ثیت عنوان منبع نام نویسنده سال و دیگر مشخصات ضروری را به کتابخانه مرکزی انشگاه ارسال نمایند کتابخانه مرکزی لیست پیوست را در اختیار کتابخانه های تابعه دیگر قرار داده تا در صورت نیاز یا عدم نیاز اعلام نمایند. در صورتی که  کتابخانه ای اعلام نیاز نمود، منابع مشخص شده جهت آن کتابخانه ارسال میشود در غیر اینصورت از طرف کتابخانه مرکزی طی نامه ای بلامانع بودن خروج متابع وجینی از کتابخانه به بیمارستان ابلاغ می گردد.

 تبصره: لازم است مسئول کتابخانه پس ازانجام وجین فیزیک ،منابع لیست منابع وجینی را در بایگانی کتابخانه نگهداری و همچنین در دفتر ثبت کتابخانه یا در نرم افزارکتابخانه منابع وجینی را با ذکر تاریخ و جین مشخص نماید. سپس طبق سیاست های اداری و مالی هر واحد نسبت به فروش اهداء امحاء و... منابع وجینی اقدام لازم صورت پذیرد.

 

تجربه داخلی بیمارستان- آئین نامه وجین منابع کتابخانه های تابعه دانشگاه علوم پزشکی تهران (کتابخانه مرکزی)

 

برای دریافت نسخه PDF دستورالعمل وجین کتابخانه بیمارستان فارابی اینجا کلیک کنید.