به گزارش روابط عمومی بیمارستان فارابی دانشگاه علوم پزشکی تهران، واحد امور اداری و منابع انسانی در هر مرکز درمانی، قلب تپنده مدیریت سرمایه‌ها و تضمین‌کننده گردش کار مطلوب است. در بیمارستان فارابی نیز، این واحد وظیفه خطیر جذب، نگهداشت، ارزیابی، ساماندهی شیفت‌ها و رسیدگی به امور رفاهی بیش از هزار نفر از اساتید، پرستاران و کارکنان پشتیبانی را بر عهده دارد تا مسیر ارائه خدمت به بیماران هموارتر شود. شاید همین عوامل سبب شد تا واحد منابع انسانی اولین واحدی باشد که در سلسله نشست های هم‌اندیشی مسئولان بیمارستان فارابی که با هدف تسهیل فرآیندها تشکیل می شود، نقشه راه خود را در راستای همین هدف در قالب یک گزارش بیان کند.

تقسیم کار تخصصی در مسیر پاسخگویی به کارکنان

حسن رحیمی، رئیس امور اداری بیمارستان فارابی در ابتدای این نشست با معرفی تیم اجرایی منابع انسانی، بر اهمیت شفافیت در پاسخگویی تاکید کرد و گفت: «برای تسریع در روند کارها، وظایف در واحد منابع انسانی به صورت تخصصی دسته‌بندی شده‌اند. امور مربوط به ارتقای طبقه، صدور احکام، ارزشیابی و بازنشستگی، مسائل مرتبط با سامانه راهور، اتوماسیون اداری و نوبت های کاری، امور رفاهی، پرونده‌های هیئت علمی و آموزش ضمن خدمت، بخش های مرتبط با نیروی انسانی شرکتی و طرحی، آمار حضور و غیاب و ورود نیروهای جدیدو بایگانی پرونده‌ها و ثبت مرخصی‌های طولانی‌مدت از مهمترین مواردی هستند که هرکدام از آن ها در واحد منابع انسانی به یکی از کارشناسان محول شده است.»

نگاهی به ترکیب خانواده بزرگ فارابی؛ لزوم اصلاح نسبت‌های پشتیبانی به درمان

رئیس امور اداری بیمارستان با ارائه آماری دقیق از وضعیت نیروی انسانی، تصویری روشن از ساختار بیمارستان ارائه داد: «ما در حال حاضر بیش از ۱۰۰۱ نفر نیروی انسانی داریم. از این تعداد، حدود ۵۲ درصد در حوزه پرستاری و مابقی در بخش های پاراکلینیکی (آزمایشگاه، رادیولوژی و بینایی‌سنجی) و پشتیبانی مشغول به کار هستند.»

وی با اشاره به یک چالش ساختاری افزود: «استاندارد نیروی انسانی در مراکز درمانی معمولا ترکیب ۷۰ درصد نیروی درمانی و ۳۰ درصد نیروی پشتیبانی است که بیمارستان فارابی حدود ۳۶.۶ درصد نیروها در بخش پشتیبانی حضور دارند. ما نیز پایش واحد به واحد را آغاز کرده‌ایم تا کیفیت و تناسب نیروها در هر بخش به دقت ارزیابی شود.»

تصمیم‌گیری‌های جمعی در کمیته منابع انسانی؛ پایان اعمال نظرهای فردی

یکی از مهم‌ترین دستاوردهای اخیر، راه‌اندازی «کمیته منابع انسانی» با همراهی رئیس و مدیر بیمارستان فارابی است. رحیمی با ابراز خرسندی از این رویکرد توضیح داد: «بزرگترین ویژگی این کمیته، جایگزینی خرد جمعی به جای تصمیم‌گیری‌های فردی است. اکنون اگر قرار باشد شخصی پست جدیدی بگیرد، تبدیل وضعیت شود یا به مرخصی بدون حقوق برود، یک نفر تصمیم‌گیرنده نیست. این روند باعث می‌شود حقی از کسی ضایع نشود و دانشگاه نیز مصوبات این کمیته را با اطمینان بیشتری می‌پذیرد.»

آمادگی مستمر برای اعتباربخشی

وی همچنین به برگزاری جلسات هفتگی اعتباربخشی اشاره کرد و گفت: «با پیگیری‌های واحد بهبود کیفیت بیمارستان، جلسات اعتباربخشی به صورت هفتگی برگزار می‌شود. سنجه‌های اعتباربخشی به هماهنگی تمامی واحدها نیاز دارد و ما نمی‌توانیم کارها را اصطلاحا برای شب امتحان بگذاریم. بیمارستان فارابی همیشه رتبه‌های برتر را در اعتباربخشی داشته و حفظ این جایگاه نیازمند تلاش مستمر است.»

ساماندهی مرخصی‌های استعلاجی زیر سه روز؛ دفاع از حقوق کارکنان متعهد

بخش عمده‌ای از صحبت‌های رئیس امور اداری به چالش مرخصی‌های استعلاجی اختصاص داشت. رحیمی با انتقاد از رویه‌های نادرست گذشته بیان کرد: «متاسفانه برخی تصور می‌کنند گرفتن ماهانه سه روز مرخصی استعلاجی یک حق قطعی است و گاهی این مرخصی‌ها را به تعطیلات تقویمی وصل می‌کنند. برای مدیریت این موضوع و جلوگیری از تضییع حقوق سایر کارکنان که منظم کار می‌کنند، فرآیند جدیدی تعریف کرده‌ایم.»

وی مسیر جدید را این‌گونه شرح داد: «فرم مخصوصی طراحی شده و فردی که بیمار می‌شود، باید پس از بازگشت به محل کار، در اسرع وقت فرم را به تایید مسئول واحد و سپس پزشک معتمد بیمارستان برساند تا در منابع انسانی ثبت شود. همچنین ما روند دریافت مرخصی‌ها را به صورت ماهانه و فصلی رصد می‌کنیم تا اگر فردی به صورت مکرر و بدون دلیل موجه از این شرایط استفاده می‌کند، شناسایی شود. البته هدف ما مچ‌گیری نیست، بلکه برقراری عدالت است.»

نظارت بر حضور و غیاب و پایان فرهنگ «فراموشی کارت»

بی‌نظمی در ثبت ورود و خروج، چالش دیگری بود که رحیمی با صراحت درباره آن صحبت کرد: «برخی همکاران به صورت مداوم از گزینه «فراموشی کارت» استفاده می‌کنند تا تاخیرهای خود را بپوشانند. سیستم اتوماسیون اجازه ثبت فراموشی تا سقف مشخصی را می‌دهد، اما تکرار این روند اصلا پذیرفته نیست. همچنین استفاده از مرخصی ساعتی برای دیر آمدن در صبح یا زود رفتن در پایان وقت اداری اشتباه است. مرخصی ساعتی برای انجام کارهای ضروری در میانه روز کاری تعریف شده است.»

وی از مسئولان واحدها خواست در ارزیابی عملکرد کارکنان جدی‌تر باشند و اظهار داشت: «ارزیابی سالانه ابزاری در دست مدیران است. نمی‌شود کارمندی که بی‌نظمی دارد یا کار را پیش نمی‌برد، در پایان سال نمره ارزیابی بالا و تشویقی بگیرد. از این پس، گزارش ماهانه تاخیرها برای مسئولان هر بخش ارسال می‌شود تا نظر قطعی خود را درباره موجه یا غیرموجه بودن آن اعلام کنند. تاخیر غیرموجه بیش از ۴ ساعت در ماه، پس از تذکر، به هیئت تخلفات ارجاع خواهد شد.»

قانون‌مندی در استفاده از تسهیلات بانوان دارای شرایط خاص

رئیس امور اداری بیمارستان در پایان، به موضوع تسهیلات قانونی مادران اشاره کرد و گفت: «قانون برای بانوان دارای فرزند زیر شش سال یا شرایط خاص، کاهش ساعت کاری به میزان یک ساعت در روز را در نظر گرفته است. این حق قانونی همکاران است، اما استفاده از آن باید نظم داشته باشد. همکاران مشمول باید برنامه خود ورود و خروج خود را از قبل به مسئول واحد و منابع انسانی اطلاع دهند تا در سامانه ثبت شود. اعمال سلیقه روزانه و بی‌برنامگی در ورود و خروج، باعث ایجاد بی‌نظمی در بخش و نارضایتی سایر همکاران می‌شود.»

در مجموع و بنا به گفته مسئولان بیمارستان، هدف اصلی این نشست، ایجاد نظم و شفافیت بیشتر در امور کارکنان بود. تیم اداری تلاش دارد با تعیین مسئول مشخص برای هر کار، از سردرگمی جلوگیری کند. تصمیمات مهم دیگر به صورت فردی گرفته نمی‌شود و یک کمیته مسئولیت آن‌ها را بر عهده دارد تا حقی از کسی ضایع نشود.

همان طور که مسئول امور اداری بیمارستان فارابی در این نشست به آن اشاره کرد، مهم‌ترین تغییرات برای کارکنان، مربوط به مدیریت مرخصی‌های استعلاجی و کنترل ورود و خروج است. این قوانین جدید به این دلیل وضع شده‌اند که از سوءاستفاده‌های احتمالی جلوگیری شود و عدالت در حق کسانی که منظم و متعهد هستند، رعایت گردد. در واقع، هدف این است که با ایجاد یک چارچوب مشخص، همه بدانند چه انتظاری از آن‌ها می‌رود و فرآیندها برای همه یکسان و قابل پیش‌بینی باشد.